O comércio caracteriza-se por comprar e vender. E o departamento de compras, é um dos mais desafiantes para o sucesso da atividade comercial. Uma boa gestão de compras é fundamental para o sucesso, pois vários indicadores de desempenho são gerenciados por esse departamento, como por exemplo:
- Ruptura de vendas;
- Giro do estoque;
- Prazo médio de pagamento;
- Níveis de estocagem;
Assim sendo, ao iniciarmos um processo de consultoria em uma empresa comercial, os primeiros indicadores a serem analisados são os do departamento de compras.
Isso pois, se esses indicadores apresentarem números insatisfatórios, já teremos indicativos de ações que precisarão ser executadas e acompanhadas por um bom plano de ação.
Porém, o departamento de Compras afeta indicadores ligados ao caixa da empresa.
Gestão de Compras: como as más decisões afetam o site?
As más decisões de compras afetam rapidamente o caixa, afinal, geram dificuldades para a empresa cumprir com seus compromissos. Isso é o que chamamos de dificuldade de liquidez.
A dificuldade de liquidez vem acompanhada com o aumento da frequência com que utilizamos produtos bancários, tais como: o desconto de recebíveis (cartões, cheques, duplicatas. etc), as contas garantidas, os empréstimos de capital de giro, etc.
Em nosso cotidiano profissional ouvimos muito a seguinte frase: “Temos uma empresa enxuta, não gastamos atoa, porém sempre temos que recorrer ao banco para quitar as contas”.
Na maioria dos casos em que nos deparamos com esta situação, o departamento de compras é o grande responsável por esta dificuldade de liquidez. Por que isto acontece? Porque as estratégias de compras (neste caso) não estão claras!
Na maioria das vezes as empresas compram sem critério previsto em estratégia. Compram mais que o necessário para aproveitarem promoções, não analisam o prazo de pagamento e o prazo de venda destes produtos para verificar se vale ou não a pena participar da promoção.
No caso de produtos perecíveis isto é ainda mais grave, pois o produto poderá perder a validade na prateleira.
Gestão de Compras: tenha um orçamento
É preciso estabelecer um orçamento criterioso para o departamento de compras, com várias ponderações e regras. Pois ao mesmo tempo que não se pode comprar muito para não aumentar o nível de estoque e provocar dificuldades de liquidez, não se pode comprar pouco para não faltar produtos e provocar ruptura de vendas.
Este é um dos grandes desafios desta atividade. Mesmo quando a empresa tem recursos suficientes em caixa, para poder aproveitar oportunidades de compra, o orçamento se faz sempre necessário.
Como devemos proceder em caso de dificuldade de liquidez?
A primeira coisa a se fazer é analisar se a empresa é viável, ou seja, se possui lucro. (Neste exemplo, estamos partindo do pressuposto que a empresa possui lucro, contudo, enfrenta dificuldades de liquidez).
Para esse caso, é preciso definir ações como: elaborar um orçamento; analisar a relação do volume de compras x CMV (Custo da Mercadoria Vendida), pois ao confrontarmos o volume de compras com o CMV, teremos o custo da oportunidade. Este quando invisível se torna muito perigoso para a liquidez.
O custo da oportunidade é o grande crescimento dos níveis de estoque. Diminuindo o volume de recursos financeiros em caixa, e quando não medimos esse número, podemos causar uma grande dor de cabeça ao empresário.
E afinal, como já dizia Deming: O que não é medido não é gerenciado. Uma vez que os limites orçamentários estão definidos, e o volume de compras menores que o CMV, vários instrumentos podem auxiliar o comprador a tomar decisões com mais assertividade.
Instrumentos de softwares de gestão ou mesmo planilhas eletrônicas.
Custo da oportunidade x faturamento
Um outro indicador é a relação entre o custo da oportunidade e o faturamento. Já encontramos empresas onde este indicador resultava em 20% da receita. Indicador muito alto para um comercio com margens cada vez menores.
Mas cada caso é um caso, temos vários cases de sucesso de atuação em gestão de compras e consequentemente para o resultado da empresa. Por fim, gostaria de citar a Lei de Parkinson que diz: “O trabalho se expande para preencher o tempo disponível para ser concluído”.
Refletindo sobre esta lei, podemos ver que o gasto quando não limitado, também se expande. Controlar gastos com sabedoria, portanto, é a função do orçamento e de uma boa gestão de compras.
A Austria Negócios auxilia empresas a resolverem esses e outros desafios.
